Faktury VAT mailowo

[osprey]

Jak od strony prawnej wygląda wysłanie faktury mailem nie wysyłając jej jednocześnie pocztą ?

Kiedyś było możliwe wysłanie faktury tylko mailem.

Zmieniło się coś w ostatnim czasie ?

[FiKaS]

można samym mailem wysyłać pdf.

Na dole FV z ovh jest zapis :

UWAGI: Informujemy, że oryginał faktury VAT dokumentujący sprzedaż naszych usług

zawiera dane zgodne z obowiązującymi przepisami RP i nie wymaga podpisu.

NIE JEST TO DOKUMENT ELEKTRONICZNY

[Dark]

ovh od jakiegos pol roku podsyla rowniez faktury pocztą zwykła, nie wiem z czego wynikła ta zmiana...

[Mich@ł]

FiKaS, aby faktura VAT w pdf byla ważna musi posiadać podpis cyfrowy.

Faktura wysłana mailem teoretycznie według "martwego" przepisu jest nie ważna jednakże jak się ja zegnie (tak aby wyglądało że została wysłana pocztą) to myślę że spokojnie przejdzie

A ovh wysyła faktury pocztą tylko dość długo idzie

[osprey]

Czyli można wysyłać tylko mailem czy nie ?

[Czachapl]

Czyli można wysyłać tylko mailem czy nie ?

Nie

[jarmarek]

Teoretycznie nie można.

Praktycznie - rób tak tylko z klientami którym ufasz - całej reszcie wyślij również zwykłym listem - wydatek nie wielki i spokojna głowa.

[LaoHost.pl]

Samo wysłanie faktury mailem nie jest zabronione. Problem leży po drugiej stronie - nabywca nie może takiej faktury uwzględnić jako koszt.

[osprey]

i wszystko jasne, podziękował

[raker]

Dlatego zwykle firmy robią tak że przed przelewem wysyłają mailowo fakturkę Proforma, natomiast po zanotowaniu wpłaty na koncie przesyłają pocztą taka fakturkę do osoby która zrobiła przelew.

Generalnie zawsze można sobie pieczątek i podpis zeskanować i wysyłać mailami. Opłaca się jeśli dużo faktur się wystawia.

[kaczy]

Dlatego zwykle firmy robią tak że przed przelewem wysyłają mailowo fakturkę Proforma, natomiast po zanotowaniu wpłaty na koncie przesyłają pocztą taka fakturkę do osoby która zrobiła przelew.

Dokładnie tak. U nas via e-mail wysyłane są faktura pro-forma, oraz KOPIA faktury Vat, zaś jej ORYGINAŁ wysyłany jest już pocztą tradycyjną (w formie drukowanej, wraz z podpisem, oraz pieczątką firmy).

Generalnie zawsze można sobie pieczątek i podpis zeskanować i wysyłać mailami. Opłaca się jeśli dużo faktur się wystawia.

Nie ma to większego sensu- faktury Vat nie wymagają w zasadzie pieczątki i podpisu, a w kwestii tych wysyłanych via e-mail, aby były ważne i tak muszą zawierać podpis elektroniczny (a nie zeskanowaną pieczątkę firmy, podpis).

[Beerbant]

Samo wysłanie faktury mailem nie jest zabronione. Problem leży po drugiej stronie - nabywca nie może takiej faktury uwzględnić jako koszt.

może , ale wszystko zalezy od paru uwarunkowań

1. musi byc to zawarte w umowie (potwierdzenie płatności na podstawie FV wysyłanych droga elektroniczną)

2. interpretacji właściwego urzędu skarbowego (z tym jak wiadomo jest gorzej bo co urząd to obyczaj)

Zgodnie z rozdziałem 4 paragraf 12 Rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 27.04.2004r. wystawiona faktura jest ważna bez podpisów odbiorcy oraz wystawiającego. Archiwizacja wymaga wydrukowania przesłanej faktury VAT.

[kaczy]

Zgodnie z rozdziałem 4 paragraf 12 Rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 27.04.2004r. wystawiona faktura jest ważna bez podpisów odbiorcy oraz wystawiającego. Archiwizacja wymaga wydrukowania przesłanej faktury VAT.

Temat był już wałkowany tysiące razy, ale jak widać i tak od czasu do czasu przewija się jeszcze na niektórych forach. Faktura Vat wysłana via e-mail (bez podpisu elektronicznego) jest NIC nie warta i w swietle prawa nie stanowi dokumentu księgowego na podstawie którego firma może sobie dany zakup wliczyć w koszty/odliczyć Vat, itd. Co z tego, że podpis i pieczątka nie są wymagane i de facto nie ma wizualnej różnicy czy została ona wydrukowana u nas i wysłana do klienta pocztą tradycyjną, czy też klient wydrukowałby ją sobie samodzielnie- to akurat nie ma znaczenia, bo prawo (czy słuszne, czy głupie- nie ważne) jest jasne.

My akurat stemplujemy i podpisujemy faktury Vat "niepotrzebnie" dokładając sobie pracy, ale w praktyce- nie ma tu przynajmniej wątpliwości jak taka faktura do klienta faktycznie dotarła (a więc potrzeby udowadniania, że została wysłana w formie drukowanej, a nie np. w postaci PDF do samodzielnego wydruku).

Podsumowując- faktura wysłana via e-mail, nie zawierająca podpisu elektronicznego, w świetle prawa nie stanowi dokumentu księgowego. Klient może ją oczywiście wydrukować i zaksięgować (Urząd Skarbowy uznaje faktury bez podpisu) i dopóki "nie wyda się" w jaki sposób dana firma wysyła/odbiera faktury "nic się nie stanie". Gorzej jak któraś ze stron przyzna się (celowo lub przypadkiem) do tego, jak faktury faktycznie były dostarczane. Wtedy zaczynają się kłopoty.

[radek]

Samo wysłanie faktury mailem nie jest zabronione. Problem leży po drugiej stronie - nabywca nie może takiej faktury uwzględnić jako koszt.

A to niby dlaczego?

Podpisów dziś nie trzeba. Była sprawa w sadzie najwyższym w tej sprawie i wypowiedź była jednoznaczna - NIE można wysyłać faktur mailem. Ale problem leży nie w e-fakturze, a w sposobie jej dostarczenia. Jeżeli masz ważny certyfikat HTTPS to możesz taką e-fakturę dostarczyć w postaci elektronicznej przez wystawienie jej na stronie WWW. W przypadku maila problem polega tylko na tym, czy druga strona przymknie oko na to, że Twój mail nie był podpisany elektronicznie i że faktura została dostarczona w taki sposób. Jest to z reguły istotne w przypadku, gdy wystawiasz fakturę jeszcze nie opłaconą - wtedy ciężko Ci będzie dochodzić pieniędzy z tytułu nie opłaconej faktury, gdy druga strona jej nie opłaci.

Tak w telegraficznym skrócie.

[KNS]

Czyli jak trzeba to zrobić?

Wydrukować fakutrę, przybić pieczątkę i podpisać dokument, jako osoba upoważniona do wystawienia faktury. Wysłać ją, a podobne tylko bez podpisu i pieczątki mailowo?